283/2014 Sb.
VYHLÁŠKA
ze dne 1. prosince 2014,
kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové
služby
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o
archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění
zákona č. 190/2009 Sb., zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 56/2014 Sb.,
k provedení § 9 odst. 2, § 15 odst. 1, § 19 písm. g), § 64 odst. 2, §
66 odst. 6, § 69a odst. 4 a § 70 odst. 1 zákona:
Čl. I
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, se
mění takto:
1. V § 2 odst. 1 se za slova „V případě“ vkládá slovo „doručeného“ a
slova „jeho bezodkladné zaevidování“ se nahrazují slovy „bezodkladné
provedení úkonů stanovených touto vyhláškou v souvislosti s příjmem,
označením a evidencí dokumentů“.
2. V § 2 odst. 2 se za slova „nosičích dat“ vkládají slova
„zveřejněných podle odstavce 3 písm. g)“.
3. V § 2 odst. 3 písmeno i) zní:
„i) důsledky vad dokumentů podle § 4 odst. 2 a 3.“.
4. § 3 a 4 včetně poznámek pod čarou č. 20 až 23 znějí:
㤠3
(1) Veřejnoprávní původce zaznamená datum doručení dokumentu. V případě
dokumentu v digitální podobě s výjimkou dokumentu v digitální podobě
doručeného na přenosném technickém nosiči dat veřejnoprávní původce
zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy.
(2) Veřejnoprávní původce bezodkladně opatří doručený dokument v
analogové podobě, popřípadě jeho obálku otiskem podacího razítka,
popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací
razítko.
(3) Vyplněný otisk podacího razítka nebo technologický prostředek
obdobného určení jako podací razítko obsahuje
a) název veřejnoprávního původce, kterému byl dokument doručen,
b) datum doručení dokumentu, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost
zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení,
c) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů,
pod kterými veřejnoprávní původce doručený dokument eviduje,
d) počet listů doručeného dokumentu,
e) počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh,
popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu a
f) počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.
§ 4
(1) Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený dokument v analogové
podobě úplný a čitelný. Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený
dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen,
úplný, lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje
škodlivý kód, je v datovém formátu, ve kterém veřejnoprávní původce
přijímá dokumenty v digitální podobě, a je uložen na přenosném
technickém nosiči dat, na kterém veřejnoprávní původce přijímá
dokumenty v digitální podobě, je-li k doručení dokumentu užito
přenosného technického nosiče dat.
(2) Pokud veřejnoprávní původce zjistí, že doručený dokument v
analogové podobě je neúplný nebo nečitelný, a je schopen určit
odesílatele tohoto dokumentu a kontaktní údaje odesílatele, vyrozumí
odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její
odstranění. Nepodaří-li se veřejnoprávnímu původci vadu doručeného
dokumentu ve spolupráci s jeho odesílatelem odstranit, veřejnoprávní
původce dokument dále nezpracovává. Není-li veřejnoprávní původce
schopen určit odesílatele doručeného dokumentu, který je neúplný nebo
nečitelný, a kontaktní údaje odesílatele, dokument dále nezpracovává.
(3) Veřejnoprávní původce postupuje podle odstavce 2 obdobně, pokud
zjistí, že doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v
níž je obsažen, je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným
způsobem, obsahuje škodlivý kód, není v datovém formátu, ve kterém
veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, nebo není
uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém veřejnoprávní
původce přijímá dokumenty v digitální podobě, je-li k doručení
dokumentu užito přenosného technického nosiče dat.
(4) Veřejnoprávní původce zjistí, zda je doručený dokument v digitální
podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, podepsán uznávaným
elektronickým podpisem^20) nebo označen uznávanou elektronickou
značkou^21), popřípadě opatřen kvalifikovaným časovým razítkem^22).
(5) Veřejnoprávní původce ověří platnost uznávaného elektronického
podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný
elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a
kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná
elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka^23).
(6) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické
podobě v elektronickém systému spisové služby, zaznamená údaje o
výsledcích zjištění podle odstavce 1 věty druhé a odstavců 4 a 5 v
elektronickém systému spisové služby. Pokud veřejnoprávní původce
vykonává spisovou službu v listinné podobě, zaznamená tyto údaje
způsobem stanoveným ve spisovém řádu na dokument v analogové podobě
vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se
provedená zjištění týkají.
(7) Zaznamenanými údaji o výsledku zjištění podle odstavců 4 a 5 jsou
alespoň
a) název nebo obchodní firma akreditovaného poskytovatele
certifikačních služeb,
b) údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou
známy, datum a čas jeho zneplatnění,
c) jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firma
držitele certifikátu a
d) výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického
podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný
elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a
kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná
elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka,
náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu
zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů
ověřována, bylo-li seznamu zneplatněných certifikátů k ověření užito.
(8) Pokud je veřejnoprávní původce schopen z dokumentu v digitální
podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, doručeného na
elektronickou adresu podatelny podle § 2 odst. 3 písm. c) zjistit
adresu elektronické pošty odesílatele, potvrdí na základě výsledků
zjištění podle odstavců 1, 4 a 5 odesílateli na tuto adresu, že
dokument byl doručen a splňuje podmínky stanovené touto vyhláškou a
veřejnoprávním původcem pro přijímání dokumentů. Součástí zprávy o
potvrzení doručení je alespoň
a) datum a čas doručení dokumentu s uvedením hodiny a minuty, popřípadě
sekundy a
b) charakteristika datové zprávy, v níž byl dokument obsažen,
umožňující její identifikaci.
20) § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004
Sb., zákona č. 101/2010 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb.
21) § 11 odst. 4 zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 101/2010
Sb. a zákona č. 167/2012 Sb.
22) § 2 písm. r) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004
Sb.
23) Vyhláška č. 212/2012 Sb., o struktuře údajů, na základě kterých je
možné jednoznačně identifikovat podepisující osobu, a postupech pro
ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické
značky, kvalifikovaného certifikátu, kvalifikovaného systémového
certifikátu a kvalifikovaného časového razítka (vyhláška o ověřování
platnosti zaručeného elektronického podpisu).“.
5. Poznámky pod čarou č. 3 a 4 se zrušují.
6. V § 5 odst. 1 se slova „podle § 7 až 10“ nahrazují slovy „ , jako by
údaje o fyzické osobě nebyly na obálce uvedeny“.
7. § 6 včetně poznámek pod čarou č. 24 a 25 zní:
㤠6
(1) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné
podobě, převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou
konverzí dokumentů^24) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona
do dokumentu v analogové podobě. Veřejnoprávní původce uloží doručený
dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve
tvaru, ve kterém mu byl doručen, a uchová jej po dobu nejméně 3 let ode
dne doručení, pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a
povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu
delší^25); v takovém případě původce uchová doručený dokument po dobu
stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke
skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. Veřejnoprávní původce opatří
otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem
obdobného určení jako podací razítko dokument v analogové podobě
vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě.
(2) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické
podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede
doručený dokument v analogové podobě autorizovanou konverzí dokumentů
nebo jiným způsobem převedení podle § 69a zákona do dokumentu v
digitální podobě. Veřejnoprávní původce uchová doručený dokument v
analogové podobě po dobu uchování dokumentu v digitální podobě
vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě jiným
způsobem převedení podle § 69a zákona; pokud je převedení dokumentu
provedeno autorizovanou konverzí dokumentů, původce uchová doručený
dokument v analogové podobě po dobu nejméně 3 let s výjimkou případu,
kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž
uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší^25); v takovém případě
původce uchová dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro
uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu.
(3) Pokud je skartační lhůta doručeného dokumentu převedeného podle
odstavce 1 nebo převedeného autorizovanou konverzí dokumentů podle
odstavce 2 kratší než 3 roky, veřejnoprávní původce uchová doručený
dokument nejméně po dobu skartační lhůty.
24) § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a
autorizované konverzi dokumentů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
25) Například § 609 a následující zákona č. 89/2012 Sb., občanský
zákoník, § 34 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, zákon č. 99/1963
Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č.
141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění
pozdějších předpisů, § 100 a následující zákona č. 500/2004 Sb.,
správní řád, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších
předpisů.“.
8. Poznámky pod čarou č. 6 až 9 se zrušují.
9. V § 7 odst. 1 se za větu první vkládá věta „Je-li jako jednoznačný
identifikátor užit otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický
prostředek obdobného určení jako podací razítko, nemusí obsahovat
alfanumerický kód.“.
10. V § 7 odst. 2 a 6, § 19 odst. 2 písm. j) a § 20 odst. 1 se slova „§
4“ nahrazují slovy „§ 6“.
11. V § 7 se odstavce 4 a 5 zrušují.
Dosavadní odstavce 6 a 7 se označují jako odstavce 4 a 5.
12. § 8 zní:
㤠8
(1) Veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v základní evidenční
pomůcce. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v
elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je
elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou spisové
služby vykonávané v listinné podobě je podací deník; podací deník je
kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená
názvem veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v
němž je užívána, a počtem všech listů.
(2) Stanoví-li tak jiný právní předpis^10) nebo veřejnoprávní původce
ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty stanovené
jiným právním předpisem nebo spisovým řádem v samostatné evidenční
pomůcce, kterou je samostatná evidence dokumentů; dokumenty evidované v
samostatné evidenci dokumentů veřejnoprávní původce neeviduje v
základní evidenční pomůcce. Samostatná evidence dokumentů vedená v
elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním
standardem. Samostatná evidence dokumentů v listinné podobě je kniha
vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem
veřejnoprávního původce, pro něhož je vedena, druhem dokumentů, které
jsou v ní evidovány, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech
listů.
(3) Tvoří-li veřejnoprávní původce spisy pomocí sběrného archu, eviduje
dokumenty tvořící spis v samostatné evidenční pomůcce, kterou je sběrný
arch; dokumenty evidované ve sběrném archu s výjimkou iniciačního
dokumentu veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce
nebo v samostatné evidenci dokumentů.
(4) Veřejnoprávní původce uvede ve spisovém řádu výčet užívaných
evidenčních pomůcek podle odstavců 1 a 2, a to v členění podle jejich
formy na evidenční pomůcky vedené v listinné podobě a evidenční pomůcky
vedené v elektronické podobě.
(5) Veřejnoprávní původce zabezpečí evidenční pomůcku proti odcizení,
ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení
nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití.
(6) Veřejnoprávní původce provede zápis v evidenční pomůcce
srozumitelně a přehledně a v evidenční pomůcce vedené v listinné podobě
také čitelně a způsobem zaručujícím trvanlivost zápisu. Je-li evidenční
pomůcka vedena v listinné podobě, veřejnoprávní původce škrtne chybný
zápis způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu a v
případě potřeby jej doplní správným zápisem; u provedené opravy
veřejnoprávní původce zabezpečí uvedení data opravy, jména, popřípadě
jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby, která opravu provedla.
(7) Pokud veřejnoprávní původce používá při zapisování do evidenční
pomůcky podle odstavců 1 a 2 zkratky, uvede v evidenční pomůcce jejich
seznam s vysvětlivkami.“.
13. V § 9 odst. 1, § 14 odst. 3 větě první, § 19 odst. 2 úvodní části
ustanovení a § 19 odst. 2 písm. h) se slova „evidenci dokumentů“
nahrazují slovy „evidenční pomůcce“.
14. V § 9 odst. 1 a 2 a § 22 odst. 2 se slova „evidence dokumentů“
nahrazují slovy „evidenční pomůcky“.
15. V § 9 odst. 1 se slova „evidenčního čísla dokumentu“ nahrazují
slovy „čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné
evidence dokumentů“.
16. § 10 zní:
㤠10
(1) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v podacím deníku tyto údaje:
a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku,
b) datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li jiný
právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas
jeho doručení, nebo datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem;
datem vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem se rozumí datum jeho
zaevidování v podacím deníku,
c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o
odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku; jde-li o dokument vytvořený
veřejnoprávním původcem, uvede se slovo „Vlastní“,
d) identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí
dokument označen,
e) údaje o kvantitě dokumentu v rozsahu
1. počet listů, jde-li o dokument v listinné podobě,
2. počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě,
3. počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální
podobě; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí
pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit,
f) stručný obsah dokumentu,
g) označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl
dokument přidělen k vyřízení; pokud je veřejnoprávním původcem určena k
vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede veřejnoprávní původce současně
její jméno, popřípadě jména, a příjmení,
h) údaje o vyřízení dokumentu v rozsahu
1. způsob vyřízení,
2. identifikace adresáta v rozsahu údajů stanovených pro vedení údajů o
adresátovi dokumentu ve jmenném rejstříku,
3. datum odeslání,
4. počet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální podobě se
počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu
umožňuje určit, a
i) spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného
skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu
do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce
stanoví jako spouštěcí událost.
(2) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v elektronickém systému
spisové služby údaje stanovené v odstavci 1 a dále
a) jednoznačný identifikátor dokumentu,
b) informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument
v analogové podobě,
c) informaci o tom, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda
byl dokument vybrán jako archiválie, a
d) identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který byl vybrán
jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.
(3) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné evidenci
dokumentů vedené v listinné podobě alespoň údaje stanovené v odstavci 1
písm. b), c), f) a i). Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v
samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě alespoň
údaje stanovené v odstavci 1 písm. b), c), f) a i) a v odstavci 2.
(4) Pořadová čísla v evidenční pomůcce tvoří číselnou řadu, která
začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po
sobě jdoucích. V základní evidenční pomůcce je číselná řada vedena od
prvního kalendářního dne časového období, které veřejnoprávní původce
stanoví pro vedení číselné řady (dále jen „určené časové období“), a to
před zahájením určeného časového období.
(5) V podacím deníku veřejnoprávní původce po uplynutí určeného
časového období prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky
proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a
posledním použitém pořadovém čísle v podacím deníku; záznam se uvede ve
tvaru „Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....“. Veřejnoprávní
původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a
podpisu fyzické osoby pověřené vedením podacího deníku k záznamu.
(6) Elektronický systém spisové služby neumožní, aby byl proveden zápis
dalšího dokumentu s pořadovým číslem zápisu dokumentu v elektronickém
systému spisové služby, které již bylo přiděleno v rámci tohoto
určeného časového období, nebo aby po ukončení určeného časového období
byl proveden zápis dokumentu nebo spisu, jehož evidence náleží do
následujícího určeného časového období.
(7) Ustanovení odstavce 6 se pro evidenci dokumentu v již vytvořeném
sběrném archu podle § 12 odst. 3 nepoužije.“.
17. V § 11 odst. 1 větě druhé se za slova „pořadové číslo“ vkládají
slova „zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce“ a ve větě
poslední se slova „obsahuje číslo jednací rovněž“ nahrazují slovy
„uvede v čísle jednacím za pořadovým číslem zápisu dokumentu v základní
evidenční pomůcce pomlčku nebo lomítko a“.
18. V § 12 odst. 2 se slova „evidenci dokumentů nebo samostatné
evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcce“.
19. V § 12 odstavec 3 zní:
„(3) Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu,
zaeviduje iniciační dokument v základní evidenční pomůcce nebo
samostatné evidenci dokumentů spolu s uvedením informace o vzniku spisu
a současně zaeviduje iniciační dokument ve sběrném archu jako první
dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu eviduje veřejnoprávní
původce pouze ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném
archu údaje stanovené v § 10 odst. 1, 2 nebo 3, a to podle druhu
evidenční pomůcky, ve které je dokument evidován. Sběrný arch je
součástí spisu.“.
20. V § 12 se za odstavec 3 vkládají nové odstavce 4 a 5, které znějí:
„(4) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby
nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje
o spisu v rozsahu
a) jednoznačný identifikátor spisu,
b) stručný obsah spisu,
c) spisová značka spisu,
d) datum založení spisu,
e) datum uzavření spisu,
f) spisový znak spisu,
g) skartační režim spisu,
h) údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů
v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné
podobě dokumentů tvořících spis,
i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a
jejich fyzické umístění,
j) informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl
spis vybrán jako archiválie, a
k) identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v digitální
podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo
digitální archiv.
(5) Vykonává-li veřejnoprávní původce spisovou službu v listinné
podobě, údaje uvedené v odstavci 4 s výjimkou údajů podle písmen a),
i), j) a k) uvede na obálce spisu.“.
Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 6 až 9.
21. V § 12 odst. 6 písmeno a) zní:
„a) v případě tvorby spisu spojováním dokumentů číslo jednací nebo
evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů prvního nebo
posledního evidovaného dokumentu,“.
22. V § 12 odst. 6 se za písmeno a) vkládá nové písmeno b), které zní:
„b) v případě tvorby spisu pomocí sběrného archu číslo jednací nebo
evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů iniciačního dokumentu
bez pořadového čísla zápisu tohoto dokumentu ve sběrném archu, nebo“.
Dosavadní písmeno b) se označuje jako písmeno c).
23. V § 12 odstavec 7 zní:
„(7) Součástí vyřízeného spisu je záznam o jeho vyřízení a dokument,
kterým byl spis vyřízen, pokud byl spis vyřízen dokumentem podle § 14
odst. 2 písm. a).“.
24. V § 12 odst. 9 se za slovo „spisu“ vkládají slova „a spisové
značky“.
25. V § 14 odst. 3 větě poslední se slova „evidenci dokumentů“
nahrazují slovy „příslušné evidenční pomůcce“.
26. V § 15 odst. 3 větě poslední se za slovo „který“ vkládá slovo „se“.
27. V § 15 odst. 5 se za větu druhou vkládá věta „Pokud spis obsahuje
pouze dokumenty se skartačním znakem „S“, veřejnoprávní původce označí
spis skartačním znakem „S“.“ a slova „kterému byla přidělena nejdelší
skartační lhůta“ se nahrazují slovy „který má být zařazen do
skartačního řízení nejpozději“.
28. V § 15 se doplňuje odstavec 6, který zní:
„(6) Veřejnoprávní původce, který vykonává spisovou službu v
elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpracovává
spisový a skartační plán v elektronické podobě ve struktuře určené pro
zaslání podle schématu XML pro export a import spisového a skartačního
plánu stanoveného národním standardem.“.
29. V § 16 odstavec 1 zní:
„(1) Dokument vyhotovený veřejnoprávním původcem a určený k odeslání
obsahuje záhlaví, v němž je uvedeno označení původce, které zpravidla
tvoří název nebo obchodní firma a adresa sídla nebo jiná adresa
veřejnoprávního původce.“.
30. V § 16 odst. 2 se vkládají nová písmena a) a b), která znějí:
„a) číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo dokumentu ze
samostatné evidence dokumentů,
b) číslo jednací doručeného dokumentu nebo evidenční číslo doručeného
dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, pod kterými je doručený
dokument evidován u svého odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument
odpovědí na doručený dokument a pokud je v doručeném dokumentu toto
číslo uvedeno,“.
Dosavadní písmena a) až e) se označují jako písmena c) až g).
31. V § 16 odst. 2 písm. d) se slovo „analogové“ nahrazuje slovem
„listinné“.
32. V § 16 odst. 4 se slova „prvopis nebo druhopis tohoto dokumentu,
popřípadě jejich stejnopisy“ nahrazují slovy „stejnopis prvopisu tohoto
dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu tohoto
dokumentu“.
33. V § 19 odst. 2 písm. c) se slova „kompletnost spisu v analogové
podobě“ nahrazují slovy „kompletnost spisu obsahujícího dokumenty v
analogové podobě“.
34. V § 19 odst. 2 písmeno d) zní:
„d) počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listinných příloh
dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků
listinných příloh dokumentu; u příloh v nelistinné podobě jejich počet
a druh,“.
35. V § 20 odst. 4 se za slovo „sestaví“ vkládá slovo „zpravidla“, za
slova „uvede zejména“ se vkládají slova „celkový rozsah zařazených
dokumentů a spisů,“ a slova „skartační lhůtu“ se nahrazují slovy
„jejich skartační režim“.
36. V § 20 odst. 5 se slova „evidence dokumentů vedené v elektronické
podobě v elektronickém“ nahrazují slovem „elektronického“.
37. V § 20 odst. 5 se věta poslední nahrazuje větou „Tento seznam je
tvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP
stanoveného národním standardem a obsahuje metadata podle schématu XML
pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP
stanoveného národním standardem.“.
38. V § 21 odst. 4 se na konci textu věty první doplňují slova „ ;
jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v elektronickém
systému spisové služby, veřejnoprávní původce předá rovněž metadata k
nim náležející“.
39. V § 21 odst. 4 větě poslední se slova „k nim náležející“ zrušují a
slova „požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat
mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním
standardem“ se nahrazují slovy „schématu XML pro vytvoření datového
balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu XML pro
zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného
národním standardem“.
40. V § 21 odst. 5 písm. e) se slova „veřejnoprávním původcem a“
zrušují.
41. V § 21 odst. 7 se slova „v evidenci dokumentů vedené v elektronické
podobě“ zrušují a slova „ve struktuře podle § 20 odst. 5 obdobně“ se
nahrazují slovy „podle schématu XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve
skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního
archivu původci stanoveného národním standardem“.
42. V § 21 odstavec 8 zní:
„(8) Veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů, které
nebyly vybrány za archiválie, a úředních razítek, která nebyla vybrána
za archiválie, tak, že dokumenty v analogové podobě nebo úřední razítka
znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci
obsahu. V případě dokumentů v digitální podobě veřejnoprávní původce
provede jejich zničení smazáním z elektronického systému spisové služby
a dalších úložišť. Obdobně veřejnoprávní původce postupuje při zničení
dokumentů v digitální podobě, které byly vybrány jako archiválie a
jejichž repliky předal veřejnoprávní původce do digitálního archivu.“.
43. V § 23 odstavec 7 zní:
„(7) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány
dokumenty v elektronickém systému spisové služby, je datový formát
Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro výměnu
dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby
stanoveného národním standardem nebo datový formát Extensible Markup
Language Document (XML) podle schématu XML pro vytvoření datového
balíčku SIP stanoveného národním standardem, který obsahuje metadata
podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového
balíčku SIP stanoveného národním standardem.“.
44. V § 24 odst. 1 se písmeno b) zrušuje.
Dosavadní písmena c) až f) se označují jako písmena b) až e).
45. V § 24 odst. 1 písm. c) se slovo „existence“ nahrazuje slovem
„existenci“.
46. V § 24 odst. 2 se písmeno b) zrušuje.
Dosavadní písmena c) až e) se označují jako písmena b) až d).
47. V § 24 odst. 3 se písmeno b) zrušuje.
Dosavadní písmena c) až e) se označují jako písmena b) až d).
48. V § 25 odst. 2 se slova „evidencích dokumentů“ nahrazují slovy
„evidenčních pomůckách“.
49. V § 26 odst. 1 se slova „v podacím deníku“ nahrazují slovy „a
eviduje dokumenty ve zvláštní evidenční pomůcce v listinné podobě,
kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“), a
to v rozsahu podle § 10 odst. 1“.
50. V § 26 odst. 3 písm. a) se slovo „eviduje“ nahrazuje slovy
„evidenčně převede“ a slova „v evidenci dokumentů nebo samostatné
evidenci dokumentů“ se nahrazují slovy „do evidenční pomůcky, ve které
obvykle dokumenty eviduje“.
51. V § 26 odst. 3 písm. b) se slova „evidenci dokumentů nebo
samostatné evidenci dokumentů“ nahrazují slovy „evidenční pomůcce, ve
které obvykle dokumenty eviduje“.
Čl. II
Účinnost
Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2015.
Ministr:
Chovanec v. r.
